Formulez des phrases positives. En effet, notre cerveau ne comprend pas la négation. Il a besoin de formules positives pour agir. Expliquez à votre collaborateur ce qu’il doit faire à la place de ce qu’il ne doit pas faire : un « Veuillez vous concentrer sur votre travail » sera bien plus efficace qu’un « Ne vous dispersez pas ».
Veillez à donner des instructions et non des informations. Prendre le temps de poser une injonction claire et précise limite considérablement les interprétations. Cela tempère également la propension naturelle de l’être humain à vouloir faire plaisir en en faisant plus, voire trop. Votre collaborateur aura plus de facilités à respecter votre demande s’il vous sait disponible et ouvert pour répondre à ses éventuelles questions.
Des instructions oui, mais au bon moment. Il est d’autant plus efficace de saisir le moment opportun où votre interlocuteur sera le plus réceptif à ce que vous lui direz. Prenez rendez-vous avec lui pour formaliser votre échange. En le mettant à l’aise lors de votre entrevue, vous augmenterez sa disponibilité d’esprit. Expliquez ce que vous voulez et répondez à toutes ses interrogations le cas échéant.
Utilisez le langage de votre interlocuteur. Parlez posément, calmement avec des mots simples, en faisant référence à des éléments factuels. Une fois vos instructions données, assurez-vous que votre interlocuteur a bien entendu votre besoin. Pour cela, n’hésitez pas à lui faire reformuler vos propos ou à lui poser des questions.
Mettez les choses à plat. Quand votre collaborateur n’a pas respecté vos instructions, dialoguez avec lui, écrit à l’appui. Sans jugement ni accusation, expliquez en quoi son excès de zèle a créé un dysfonctionnement. Poussez-le à réfléchir sur les conséquences de ce qui s’est passé. En évoquant les risques encourus s’il n’atteint pas ses prochains objectifs, il devrait prendre conscience de ses manquements.
