Comment faire pour… optimiser ses réunions virtuelles et « garder » son public ?

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Comment faire pour... optimiser ses réunions virtuelles sans se lasser ?

Définissez les lignes directrices de la réunion. Quand clarté rime avec efficacité ! En tout premier lieu, assurez-vous que vos collaborateurs ont l’équipement adéquat pour travailler en distanciel (connexion internet, ordinateur, documents etc). Ensuite, il vous appartiendra d’indiquer aux participants les points suivants : le type de réunion (audio ou visio), la date et l’heure de la réunion, la personne en charge d’établir l’ordre du jour et celle dévouée à la prise de notes pendant la réunion virtuelle.  

Calibrez le temps de la réunion. Si votre réunion ne concerne qu’un seul sujet, vous pourrez limiter sa durée à 15 minutes. Si les thèmes abordés sont plus nombreux, veillez néanmoins à ne pas dépasser 45 minutes. Un homme averti en vaut 2 : pour davantage d’attention et de participation de la part des collaborateurs, communiquez-leur l’ordre du jour et les documents principaux en amont. Ils pourront de ce fait en prendre connaissance et préparer leurs éventuels questions et argumentaires. 

Exercez-vous à une présentation professionnelle. Une réunion virtuelle n’a de virtuel que son nom : elle demande de la préparation et de l’entrainement. Apportez un soin particulier à votre environnement de travail : arrière-plan ordonné, bruits parasites, lumière, son du micro, connexion internet, coiffure, tenueHabillez-vous comme si vous alliez au bureau. Apprenez à fixer la caméra pour apporter du charisme à votre intervention. Enfin, adoptez un timbre de voix assuré et mélodieux : articulez et parlez lentement !  

Préparez votre contenu. Tout d’abord, pour capter d’emblée l’attention de vos participants, rédigez une introduction qui soit attrayante. Ensuite, listez tous les points que vous souhaitez voir aborder au cours de la réunion (qui ne dure que 45 minutes maximum). Enfin, élaborez des phrases de transition entre chaque point pour enchainer avec logique et brio. Régulez les prises et les temps de parole de chacun tout en rappelant les consignes d’utilisation du micro (éteint pendant l’écoute,  ouvert pour prendre la parole). 

Prenez garde à la « zoom fatigue ».  Une réunion virtuelle demande davantage de concentration et d’attention qu’une réunion en présentiel. Il faut forcer l’écoute, rester focalisé sur l’image du manager et non sur la sienne. Et oui, le distanciel, ça fatigue ! Veillez alors à ne pas basculer dans le piège de la réunionite gue en espaçant les réunions dans le tempsLe petit bonus qui allie relaxation et lien social : inclure des « pause-café » collectives qui apporteront une note de convivialité à votre réunion virtuelle ! 

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