Le principe
La rédaction d’un cahier des charges de formation intervient à la suite logique de la définition de votre plan de formation. De sa construction dépendra une réponse adaptée des Organismes de Formation que vous allez interroger, il est donc essentiel de le structurer afin de présenter clairement vos besoins de formation ainsi que vos contraintes administratives, pédagogiques, financières et organisationnelles. Bien rédiger son cahier des charges, c’est donc faciliter et optimiser les échanges avec les organismes et obtenir rapidement une réponse adaptée à votre problématique. Dans une démarche qualité, il est désigné par la norme NF X50-756 comme « le document contractuel fixant les modalités d’exécution d’une action de formation. »
Les éléments constitutifs du cahier des charges
Afin d’être exhaustif, un cahier des charges doit regrouper plusieurs points et suivre une méthodologie précise.
1 – Tout d’abord, il convient de présenter l’entreprise, son activité, et d’être rigoureux dans la description du service demandeur de l’action de formation.
2 – Il s’agit ensuite de présenter la problématique qui nécessite la formation. Il faut alors lister :
- le contexte sociétal et économique,
- les enjeux pour l’entreprise,
- les besoins en compétences : la définition des compétences à acquérir résulte d’une analyse en situation professionnelle des écarts entre les compétences requises pour mettre en œuvre des orientations stratégiques ou des objectifs de production avec les compétences disponibles,
3 – La suite du déroulé du cahier des charges concerne les objectifs de la formation pour lesquels il vous faudra présenter :
- des objectifs généraux : qui expriment de façon synthétique le comportement professionnel global attendu en fin de formation et mis en œuvre en situation de travail par exemple : « à l’issue de la formation, chaque participant pourra mettre en place les outils et méthodes permettant d’optimiser la communication avec les clients internes. »
- des objectifs opérationnels : qui répondent de façon détaillée à la question : à l’issue de la formation le salarié sera capable de « ….« .
4 – Vous identifierez ensuite la population concernée : le nombre de personnes, le profil des apprenants (ancienneté dans le poste, formation initiale et professionnelle, expérience professionnelle…), les prérequis, et les critères de constitution des groupes.
5 – Enfin d’autres éléments peuvent venir compléter ce document en fonction des attentes et des enjeux pour la société :
- les valeurs de l’entreprise et les documents internes de référence à prendre en compte dans le contenu de la formation,
- des indications éventuelles sur le dispositif (architecture) et les modalités pédagogiques,
- les exigences éventuelles sur les types des intervenants,
- les modalités pratiques : les dates souhaitées, la durée, les horaires, les lieux, le matériel à disposition, les informations préalables liées aux participants,
- le budget,
- les modalités d’évaluation de la formation.
Pour une action simple de formation, le cahier des charges est très souvent réduit à l’expression du contexte, des objectifs de formation, de la population concernée et des modalités d’évaluation.
A un niveau plus fin, dans des entreprises de taille plus importante, un premier cahier des charges sera rédigé par un maître d’ouvrage qui le confiera à un maître d’œuvre. Celui-ci l’utilisera et le complétera pour lancer une consultation.
Quels bénéfices… pour l’entreprise et pour l’organisme ?
Pour l’entreprise, bien préparer son cahier des charges permet de :
- formaliser de manière concrète ses besoins en les rattachant au contexte de l’entreprise et à ses enjeux,
- gagner du temps dans vos échanges avec les Organismes de Formation,
- avoir un document contractuel qui servira de référence lors des rapports d’offre et de demande.
Pour l’organisme, un cahier des charges efficacement construit permet de :
- clarifier le besoin en formation du commanditaire,
- proposer des modalités de formation totalement adaptées aux besoins de l’entreprise.
