L’entretien d’explicitation

La préparation de la rentrée de septembre est souvent synonyme de préparation de rencontres avec ses équipes afin de faire le point sur les objectifs et les projets en cours. Parmi toutes les techniques possibles d’entretien, l’entretien d’explicitation n’est pas le plus connu alors qu’il est probablement le plus « opérationnel » puisqu’il permet de verbaliser l’action. Il est une technique d’aide à la verbalisation qui permet de s’informer de l’action de l’autre ou de l’aider à mieux s’approprier ce qu’il a fait ainsi que sa méthode de travail. Retour en étapes sur la méthode de cet outil imparable !

Principe général

L’entretien d’explicitation repose sur l’explicitation du vécu d’action. L’interviewer fait parler l’interviewé afin de lui permettre de faire émerger avec plus de précisions ses propres représentations. Expliciter sa manière de faire permet une prise de conscience qui est source de changement et d’amélioration de ses process. Efficace en entretien en face à face, la technique peut également être utilisée en groupe ou en réunion dans le cadre d’une volonté d’échange de bonnes pratiques. Trois critères sont à prendre en compte avant de se lancer dans un entretien d’explicitation.

• Les caractéristiques de l’action

Le principe de base repose donc sur la description de l’action. Ce qui n’est pas aisé quand on n’a pas l’habitude de passer par la pensée pour définir son mode de fonctionnement. Nous agissons toutes et tous sans réfléchir, par habitude ou mécanisme acquis par l’expérience. Que l’on soit expert ou novice dans sa compétence, nous n’agissons pas tout le temps en conscience. La réussite pratique d’une action n’est pas forcément synonyme de compréhension des éléments qui en a fait un succès. Il est donc important de comprendre que la conceptualisation et la verbalisation d’un process permettent de formaliser les clefs d’une réussite pérenne et récurrente.

• Les conditions

Pour rentrer dans cette prise de conscience opérationnelle, il s’agit de se référer à une tache réelle et spécifiée. L’entretien d’explicitation ne doit pas porter sur des concepts, des affects ou des opinions. Le déroulement d’une action étant un moment vécu singulier, il convient de partir d’une occurrence particulière pour faire émerger une procédure particulière également.

Attention de ne pas interroger votre collaborateur sur une tâche répétitive, auquel cas, la verbalisation mènerait à la généralisation et non à l’identification précise d’une méthode.

L’idée est donc de focaliser uniquement sur l’action et de donner la priorité à la procédure en mettant à jour l’ensemble des actions effectives, matérielles et mentales qui ont permis d’effectuer une tâche.

• La verbalisation effective

Enfin, pour bien mener ce type d’entretien, il faut savoir différencier dans un discours ce qui relève de l’action à proprement parler ou de ce qui relève des « satellites de l’action » : la description de l’environnement, les jugements et opinions, les savoirs théoriques et réglementaires et les intentions initiales de votre collaborateur.

Savoir reconnaitre le descriptif d’action par rapport à ses satellites permet de définir un modèle strict tout en recueillant des informations qui, si elles ne sont pas concurrentes à l’action, sont cependant indispensables à sa compréhension.

Déroulement type d’un entretien d’explicitation

Une fois ces éléments assimilés, l’entretien peut avoir lieu ! Trois éléments permettent généralement d’arriver au but recherché :

• L’initialisation

Pour faciliter la mise en œuvre de l’entretien, il est recommandé de le débuter par une phrase magique qui a pour but de guider l’interviewé vers l’évocation du moment passé pour pouvoir en parler :

« Je te propose, si tu en es d’accord, de prendre le temps de revenir sur … »

Cette phrase d’amorce est directe mais pas impérative et induit une attitude d’accueil et d’écoute de soi-même.

• Les relances

Après avoir initié l’entretien, l’étape suivante consiste à poser des questions en utilisant des relances qui doivent avoir pour but de : rappeler les règles de fonctionnement permettant la verbalisation de l’action,  focaliser sur un moment précis de l’action, mettre à jour la suite des actes qui ont permis le bon déroulement de l’action.

• Les outils

Enfin, l’interviewer dispose de plusieurs outils pour aider l’interviewé à verbaliser son action. Nous vous en présentons ici quelques-uns :

• les questions descriptives comme « qu’est-ce que tu faisais quand » permettront d’obtenir des informations concrètes liées à la tâche effectuée. Contrairement à un simple « Pourquoi » qui induirait une réponse construite et rationnelle sur des éléments déjà connus.
• Une autre manière de débloquer la verbalisation est de s’en remettre à la cinétique de l’action : celle-ci a forcément un début, une suite et une fin. Interroger votre collaborateur sur ces éléments « Par quoi as-tu commencé ? », « Qu’as-tu fait ensuite » … permet de faire préciser une logique et de détailler certains points.
• Les questions d’élucidation
• Le schéma EFFICAS qui fait expliciter la manière dont le sujet a procédé, les différentes étapes par lesquelles il est passé.