Comment faire pour… manager à distance ?

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Manager à distance

1. Fixez votre cadre. Le travail à distance peut être mis en place temporairement ou être instauré de manière pérenne. Quel que soit le cas de figure, déterminez les horaires et rythmes de travail avec les collaborateurs en télétravail : quelles seront les tâches imparties, à quelle fréquence allez-vous échanger et par quel moyen. Validez la compréhension qu’ils ont de vos consignes et n’oubliez pas d’assortir votre cadre de conséquences en cas de non-respect de la règle.

2. Déterminez les outils. L’enjeu du travail à distance est de maintenir le lien entre vos collaborateurs et de leur assurer l’accès à l’information. Pour ce faire, autorisez l’utilisation d’intranet, organisez un agenda partagé, mettez en place un système de messagerie instantanée type « slack » ou « google talk », vous pouvez aussi initier des outils de blogging, instaurer la visioconférence grâce à « skype » ou « Google Hangouts » ou encore partager les documents avec les applications « Evernote »,  « Doodle » ou « Dropbox ».

3. Développez l’autonomie. Le télétravail favorise davantage un style managérial « délégatif » qui se base sur la confiance. Il consiste à confier des missions et des objectifs en fixant des réunions périodiques pour faire le point. En effet, il appartient à l’employé d’organiser son temps de travail pour qu’il remplisse les objectifs que vous lui avez fixés. Cette prise d’autonomie vous imposera une forme de lâcher prise car vous devrez vous concentrer sur le résultat et non plus sur les moyens mis en œuvre pour l’atteindre.

4. Alimentez l’esprit et la cohésion d’équipe. L’enjeu est d’associer votre collaborateur à un projet collectif, de prévenir sa sensation d’isolement et de favoriser les liens avec ses collègues. Vous pouvez expérimenter le tchat commun du lundi matin pendant lequel chacun racontera son weekend. Vous pouvez planifier des points numériques journaliers pour rythmer la journée. Réfléchissez aussi à créer une chaîne récréation sur slack. Et pourquoi ne pas aménager des pauses « café virtuel » ?

5. Rédigez une charte de la communication. Listez les informations qui doivent impérativement être communiquées à l’oral. Indiquez quand les personnes doivent répondre à un email et quand ce n’est pas nécessaire. Expliquez la règle du « répondre à tous ». Planifiez le jour et l’heure des réunions, des appels vidéo. Nommez les personnes qui traitent les messages à destination des clients / du public et à quelles normes ils doivent répondre.

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