Les bonnes pratiques de la communication quand on travaille à distance !

Télétravail, télé-distance, télé-présence, … de nombreux systèmes permettent aujourd’hui de travailler à distance. Le plus gros challenge qui s’impose aux équipes est alors de savoir bien communiquer. Sans les classiques échanges en face-à-face du quotidien, le manager et ses collaborateurs doivent faire un effort supplémentaire pour communiquer efficacement. Il n’y a plus non plus les discussions autour de la machine à café ! Et il est délicat de prévoir des temps de socialisation en dehors des horaires de bureau. Le manager distant doit donc combler le manque de communication informelle en instaurant des nouveaux modes de communication et en s’appuyant sur des outils précis.

Créer une autre forme de lien

Nombreuses sont les études qui démontrent que la qualité de travail dépend en grande partie du bien-être de la personne dans son cadre professionnel. Le lien humain et la valorisation de la communication ont des conséquences directes sur l’engagement, la motivation et la production. Mais comment valoriser ce lien s’il n’est pas physique ?

En mettant en place des règles de fonctionnement simples qui valorise le lien humain :

• Associez outils de communication écrits ET visuels. Si le mail prend une place prépondérante dans les échanges à distance, le rôle du manager sera de mettre en place et d’utiliser régulièrement des outils de partage visuels : visioconférence, robots de téléprésence, Skype, … le champ visuel permettant de faire passer plus facilement les émotions et ressentis des collaborateurs lorsqu’ils échangent entre eux.
• Dans vos communications écrites, permettez-vous d’insérer quelques gifs ou emojis : ils permettent de donner plus de substance à vos mots.
• Créez un espace de détente virtuel : un intranet, un What’s App professionnel ou encore un chat, … Cet espace permettra à vos équipes des échanges informels et spontanés, l’équivalent de la discussion détente autour de la fameuse machine à café dont nous parlions en introduction !
• Soignez d’autant plus votre communication asynchrone (mail, fax, courrier, …) en rédigeant parfaitement vos messages avant de les envoyer, ce qui est rarement le cas dans une conversation courante. Choisissez bien vos mots, priorisez vos messages, assurez-vous de leur bonne réception. L’incompréhension est d’autant plus néfaste et handicapante dans une communication de groupe à distance.
• Mettez en place un schéma de diffusion de l’information exemplaire via les outils présentés plus bas dans cet article. Organisez des réunions de routine. Et surtout assurez-vous régulièrement que tous les membres de l’équipe soit à jour des dernières informations et systématiquement dans la boucle. Un collaborateur qui travaille à distance aura d’autant plus besoin de se sentir intégré afin de rester motivé.
• Enfin, convenez d’un nom de code ou d’un signal afin de ne pas être dérangé lorsque vous travaillez. Ils remplaceront une porte de bureau fermée, marquant clairement que vous ne voulez pas être dérangé !

Votre volonté d’améliorer la communication de votre équipe à distance sera votre premier facteur de réussite. La deuxième étape consiste à choisir et mettre en place les outils concrets les plus adaptés à votre équipe/mode de fonctionnement, … N’oubliez pas d’intégrer vos collaborateurs à votre réflexion afin de valoriser la cohésion d‘équipe.

Les outils de communication à distance : une nouvelle manière de travailler en entreprise

1 / Les outils de communication

• Un outil de messagerie instantanée générique type Google Talk ou dédié type « Slack » ou pourquoi pas What’s app et Twitter ! Un indispensable de la communication à distance.
• Les outils de téléconférence, visio-conférence, robots de télé présence
• Tous les outils de blogging qui permettent de mettre en place et faciliter la communication informelle
• Les réseaux sociaux d’entreprise, type LinkedIn, FaceBook (mais dédié à votre entreprise / votre équipe) ou Google+ qui vous permettront surtout de créer une page « Equipe » ou une page « Pause-Café » pour partager des informations informelles extraprofessionnelles comme des photos par exemple.
• La newsletter d’équipe à envoyer à fréquence régulière pour maintenir un niveau d’information identique pour tout le monde.

2 / Les outils collaboratifs

Autrement appelés Groupware, ils regroupent différentes « briques » logicielles et technologiques permettant de travailler ensemble à distance. Accessibles depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (Smartphone ou tablette), ces outils collaboratifs facilitent le partage de données et d’informations (rendez-vous, contacts, messages…). Le maître mot étant la synchronisation : tous les éléments sont mis à jour en temps réel et consultables partout.*

• Un agenda partagé, type Gmail, si votre entreprise ne dispose pas d’Outlook ou Lotus Notes. Un outil essentiel pour consulter le planning d’un collaborateur et organiser des réunions sans avoir à solliciter les disponibilités de chacun.
• Les applications de productivité, type Doodle pour trouver des créneaux communs (palliatif aux agendas partagés) ou type Evernote pour partager des informations ou des tâches.
• Les Clouds de manière générale afin d’héberger tous les fichiers volumineux de l’entreprise sans saturer les boite mails ou les ordinateurs et qu’ils soient accessible partout. Les plus courants : Google Drive, DropBox, OVH, …Ils permettent également la synchronisation de tous les documents permettant de toujours disposer de la dernière version.

Aller plus loin grâce à notre article : Téléconférence, visio-conférence, télé présence… quels impacts sur l’animation des réunions ?

*Source : https://www.sfrbusiness.fr/room/communications-unifiees