Il est souvent préférable de donner un feedback en face-à-face, où les interactions directes favorisent la qualité de l’échange et permettent une meilleure connexion.
Pourtant, avec la généralisation du télétravail et des réunions à distance, le feedback constructif en visioconférence est devenu indispensable pour maintenir une communication efficace. Voici cinq conseils pour délivrer votre feedback avec clarté, empathie et impact dans un cadre virtuel.
1. Mettez en place un environnement positif
Dans un cadre virtuel qui peut parfois compliquer les échanges, il est d’autant plus important de mettre en place une atmosphère de confiance et de respect. Préparer un environnement accueillant en visio-conférence vous aidera à surmonter les barrières de la distance et l’animer avec plus de facilité.
Pour instaurer un climat positif en visio-conférence, vous devez avant tout choisir le moment approprié pour donner votre feedback. Il doit se situer dans un délai raisonnable après l’événement concerné. Demandez à votre interlocuteur d’allumer sa webcam, et veillez à ce qu’il soit bien libre et disposée à discuter pour qu’il puisse vraiment se concentrer sur le feedback.
2. Préparez vos objectifs
Avant tout, il est essentiel de bien définir vos objectifs. Il s’agit de clarifier ce que vous souhaitez accomplir à travers ce feedback, qu’il s’agisse d’améliorer une performance, de corriger un comportement, ou d’encourager un développement. Vous pouvez donc vous demander :
Quel est le point exact que je veux aborder ? (Suis-je clair sur l’action ou le comportement spécifique ?) Quels exemples concrets puis-je donner ? (Ai-je des faits précis pour illustrer mes remarques ? Comment vais-je formuler cela de façon constructive ? Quelle structure simple puis-je utiliser ? (Ai-je une idée de l’ordre dans lequel je vais aborder les points ?)
3. Adoptez une communication claire
Pour donner un feedback clair en visioconférence, nous vous recommandons de le découper en trois étapes qui vous permettront de faire passer un message clair sur une situation et ses conséquences :
Commencez par présenter la situation en rappelant le contexte précis. Ensuite, décrivez le comportement observé sans jugement ni interprétation.
Sur ces deux premières étapes, prenez soin de ne pas émettre de jugements ou d’interprétations. Concentrez-vous uniquement sur la description factuelle des événements.
Enfin, expliquez l’impact et les conséquences de ce comportement : Cela permettra à la personne de comprendre pourquoi ce point est important et comment il affecte les autres ou le projet.
4. Observez les aspects non-verbaux de votre interlocuteur
Les éléments non-verbaux désignent le langage corporel, comme la gestuelle, les expressions du visage et le ton de la voix qui révèlent beaucoup sur une personne.
En visioconférence, ces signaux peuvent être plus difficiles à percevoir à cause de la qualité de la vidéo ou des limites des caméras. Mais il est important de les observer pour mieux cerner votre interlocuteur et ajuster votre message en fonction de son attitude.
Pour compenser cette difficulté, concentrez-vous sur les aspects que vous pouvez observer clairement. En visioconférence, le langage corporel se limitera principalement à ce qui se passe dans la zone du visage, c’est-à-dire les micro-expressions et les touchers du visage. Par exemple, si votre interlocuteur fronce les sourcils, cela peut suggérer qu’il ne saisit pas bien un point ou qu’il est en désaccord. Un mouvement rapide des sourcils vers le haut peut quant à lui signaler la surprise ou l’intérêt. Si vous observez cela, votre interlocuteur est probablement réceptif à ce que vous dites ou trouve l’information nouvelle ou inattendue.
5. Ecoutez et posez des questions
Tous ces signaux non-verbaux vous aideront à mieux comprendre votre interlocuteur. D’autant plus, qu’une fois vos commentaires faits, vous devez lui donner la possibilité de répondre et de partager son point de vue. Écoutez attentivement et avec empathie, sans interrompre ni réagir immédiatement. En restant ouvert à ce qu’il dit, vous favorisez un vrai dialogue où chacun se sent écouté et respecté.
Enfin, n’hésitez pas à poser des questions pour clarifier certains des points et garder la conversation vivante. Par exemple, après avoir donné un retour sur une tâche, vous pourriez demander : « Comment as-tu ressenti cette situation ? » ou « Qu’est-ce qui te semble le plus difficile ici ? » Cela entraînera naturellement un dialogue plus collaboratif et constructif. En montrant que vous êtes intéressé par son point de vue et prêt à comprendre ses défis, vous évitez d’imposer votre propre vision et encouragez un vrai dialogue.
Pour aller plus loin :
