Animer une visioconférence

Avec le développement du télétravail, les visioconférences sont de plus en plus fréquemment organisées. En quoi consiste cet outil et comment l’utiliser à bon escient ? La visioconférence ou vidéoconférence est un système de communication visuel, auditif et interactif entre plusieurs participants qui ne sont pas dans un même lieu géographique. C’est comme une réunion mais chacun chez soi (et non chacun pour soi) ! L’intérêt de la visioconférence est de pouvoir inviter les participants de son choix, quelle que soit leur localisation, et de surcroît à un moindre coût. Le pendant négatif est que les conversations en ligne sont moins fluides que les réunions traditionnelles. En effet, celles-ci sont soumises aux sauts d’humeur de sa Majesté Internet qui a droit de vie ou de mort sur ses sujets numérisés. En outre, la communication non verbale est difficilement transmissible par caméra interposée. Tout l’enjeu va être alors de donner de la fluidité, du dynamisme et de l’authenticité à vos échanges, dans un environnement hostile et saccadé. Voici quelques conseils faciles d’application pour animer une visioconférence avec brio !

Choisir sa plateforme numérique

Le choix de la plateforme repose sur le type de visioconférence et le nombre de participants. Il existe de nombreux outils dont, pour les plus connus :

• Skype : logiciel simple d’utilisation adapté quand il y a peu de participants.
• GoToMeeting, WebEx, Anymeeting : solutions professionnelles permettant de cumuler vidéo HD, partage d’écran, tchat, sondage à chaud et même groupes de travail virtuels.

Préparer la visioconférence

• Le nombre de participants à retenir doit se limiter à 10 personnes maximum.
• Établissez un ordre du jour se bornant à 4 sujets. Attention, la durée d’une visioconférence ne devrait pas excéder 30 minutes pour conserver un degré d’attention maximal de tous les participants.
• Il est impératif d’envoyer une convocation à l’avance avec la date, l’heure de RDV, le lien pour accéder à la plateforme avec l’identifiant et le mot de passe. Vous pouvez aussi communiquer l’ordre du jour.
• Nous vous conseillons également de vous exercer avec l’outil choisi pour maîtriser toutes ses fonctionnalités et parer un éventuel (pour ne pas dire inévitable) problème technique lors de la visioconférence. Choisissez le lieu où vous serez placé, la lumière, vérifiez la qualité du son.

Les techniques d’animation

Lancement de la visioconférence

Cinq minutes avant l’heure convenue, vous voici connecté. Les écrans de chaque participant apparaissent les uns après les autres transformant en patchwork animé votre propre moniteur. A l’heure dite, prenez le soin de vérifier que chaque personne soit présente en faisant un tour de table. Vous pourrez ensuite distribuer le temps et l’ordre de parole pour chacun et expliquer votre ordre du jour. Si des participants arrivent en retard, continuez le fil de votre présentation sans revenir en arrière pour ne pas perturber les autres.

Gestion du temps de parole

C’est à vous qu’il appartient de donner la parole en nommant celui à qui vous la donnez. « Paul, veux-tu intervenir ? ». Et si Paul a tendance à être bavard, vous pouvez gentiment le recadrer en lui disant « Paul, nous commençons à manquer de temps, peux-tu nous indiquer où tu veux en venir ? » Et quand Paul aura terminé son discours, résumez ses propos de manière à vérifier que tout le monde a bien compris.

En tout état de cause, évitez de couper la parole, laissez le participant terminer sa phrase avant de réagir car les interruptions sont moins naturelles qu’en « grandeur nature ».

Gestion du rythme

Sachez que vos interventions sont la ponctuation de votre visioconférence. Marquez des transitions entre chaque point de l’ordre du jour. De la même manière, faites des pauses régulières pour laisser l’opportunité aux participants de réagir. Distribuez la parole pour générer plus d’interactivité.

Reformulation

N’hésitez pas à reformuler les états émotionnels pressentis des intervenants lorsqu’ils ne sont pas verbalisés. « Je crois entendre que tu es inquiet sur ce point ? » Parce que l’on manque d’indices non verbaux à distance, posez des questions sur le ressenti des uns et des autres aux propositions ou apports réalisés : « comment vous vous sentez avec ça ? »

Conclure

De la même manière que vous auriez mis un terme à une réunion classique, reprenez les idées maîtresses ressorties pendant la visioconférence. Validez avec vos collaborateurs leur adhésion aux décisions prises. Enfin abordez les axes de travail à venir en attribuant des tâches à chacun.

De cette manière, sa Majesté Internet n’aura plus d’emprise sur vous et deviendra l’allié de votre cause pour des visioconférences royales.

Pour aller plus loin :

▸ Notre formation Techniques d’animation de réunion