La science de la réunion

Se réunir entre collaborateurs est une pratique récurrente dans toutes les entreprises. Néanmoins, malgré leur omniprésence, les réunions ont de moins en moins bonne presse. Elles sont devenues synonyme de perte de temps et de dépense inutile d’énergie. Les participants se sentent souvent obligés de côtoyer des collègues avec lesquels ils n’ont pas d’affinité. De plus, ils s’inquiètent à l’idée d’accumuler du retard dans les tâches qui leurs sont imparties. On reproche même aux réunions d’être coûteuse pour l’entreprise et de ne rapporter aucune valeur ajoutée. Tous ces facteurs créent du mécontentement. Si les réunionites aiguës ou mal préparées sont en effet cause d’improductivité, une réunion rondement menée est source de cohésion organisationnelle et de performance économique.

Le chercheur, professeur et consultant américain Steven G.Rogelberg est spécialisé dans les sciences organisationnelles. Il est aujourd’hui un ardent défenseur des réunions pour autant qu’elles soient bien organisées. Écoutons ses conseils car, avec lui, organiser une réunion devient une science expérimentale sinon exacte :

Évaluation de sa précédente animation

Tout et tout le monde est perfectible. En matière de réunion, c’est pareil : le manager a-t-il eu la maitrise de sa réunion ? Son animation a-t-elle été utile autant que captivante ? Certes, si les participants ont passé leur temps à pianoter sur leur téléphone portable ou à chuchoter avec leur voisin, il est temps de remettre en question la qualité de son intervention. Il est tout à fait souhaitable de demander un rapide feed-back en fin de séance ou, pour respecter anonymat et discrétion, de distribuer des questionnaires.

Détermination de la durée idéale de la réunion

Il est communément admis qu’une durée de 48 minutes permet de retenir l’attention des participants. Néanmoins, la durée de la réunion dépend du nombre de personnes conviées et des points à aborder dans l’ordre du jour conjugués avec les objectifs fixés par l’animateur. Une fois la durée déterminée, il suffit de la diminuer de 5 à 10 % et le compte est bon !

Responsabilisation des participants

Un ordre du jour intéressant se prépare en fonction des besoins de l’entreprise mais aussi de ceux de son équipe. Pour cela, il est possible d’inclure les participants à son élaboration en leur soumettant l’ordre du jour préalablement. Ils pourront de cette manière le compléter avec les points qui leur paraissent importants. Lors de la réunion, il convient d’aborder en premier lieu les points essentiels et sensibles. A chaque réunion son ordre du jour, qui sera réactualisé la fois suivante.

Choix du nombre de participants

Un grand nombre de participants stimulerait l’émulation et la production d’idées. Les études démontrent que cela favorise au contraire l’inefficacité à cause des difficultés organisationnelles et sociales que cela engendre.

Ainsi, pour avoir un public attentif, un nombre de 7 participants serait parfait. Pour ne pas écarter du monde, il est toutefois possible d’inclure les non participants dans le processus : soit ils seront conviés à intervenir dans la réunion à un moment clé, soit ils seront consultés avant la réunion pour étoffer son contenu.

Innovation : la réunion debout

Casser les habitudes et faire sortir les gens de leur zone de confort permet d’appliquer de nouvelles méthodes. Par exemple, choisir un lieu de séance nouveau ou placer différemment les participants à chaque réunion apporte du dynamisme. Et quoi de plus innovant et stimulant qu’une réunion d’une quinzaine de minutes, debout ou faite en marchant au contact du grand air ?

L’humour comme source de performance

Pour une réunion efficace la dynamique du groupe est importante. Pour cela, porter attention aux émotions de chacun est essentiel. Les techniques de pleine conscience amènent à se concentrer sur le moment présent en renforçant une énergie positive. Quant à l’humour, rien de tel pour rapprocher les hommes.

Valorisation des temps de silence

Le silence permet de recueillir des commentaires de tous les participants, même les plus réservés. Pour ce faire, on peut utiliser la technique du brainwriting qui permet de produire des idées innovantes sans être influencé par la pensée de groupe. Il existe aussi la technique de la lecture silencieuse. Lire pendant 10 à 30 minutes et ouvrir ensuite un débat permet l’émergence de nouvelles propositions. Dans les deux cas, le jugement de l’idée sera fait sur sa pertinence et non sur la qualité d’élocution de son promoteur.