Limitez la « mailingite » – qui consiste à vérifier plusieurs dizaines de fois par jour sa boite de réception – en désactivant l’alerte visuelle ou auditive à l’arrivée d’un nouvel e-mail et en se fixant 3 voire 4 créneaux de consultation d’e-mails dans la journée. Cela vous permettra d’être plus efficace dans la gestion quotidienne de votre temps.
Activez des règles de filtrage automatiques afin de classer certains messages dans des dossiers prédéfinis comme « à lire », « veille concurrentielle », « abonnement presse » … Afin de vous concentrer le moment venu sur le traitement de vos e-mails par ordre de priorité.
Consultez et lisez vos e-mails en fonction du temps que vous avez. En visualisant l’expéditeur, l’objet et les premières lignes du message, cela vous permettra de sélectionner ceux que vous pouvez traiter rapidement ou au contraire, ceux qui vont vous demander plus de temps.
Traitez vos e-mailsavec organisation : en répondant immédiatement à ceux qui se traitent en moins de 2 minutes, en transférant sur votre liste de tâches les e-mails qui demandent une recherche ou une autre ressource, en archivant ou en supprimant les mails en fonction de leur contenu.
Enfin, un dernier conseil mais pas des moindres, si vous recevez un e-mail qui provoque chez vous une charge émotionnelle, ne répondez surtout pas à chaud et attendez d’être plus calme afin de répondre de manière posée et factuelle.
