La bonne résolution d’un problème au travail est l’un des principaux enjeux dans la dynamique quotidienne d’une équipe. Si plusieurs méthodes existent, toutes reposent sur l’alternance entre temps de réflexion personnelle et mise en commun de ses idées en collectif.
Retour en quatre étapes sur un process efficace et constructif.
Le diagnostic
C’est souvent dans la juste définition d’un problème que se trouve sa solution ! Plus l’élaboration de la problématique est structurée plus l’exécution de sa solution sera rapide et productif.
Quand les symptômes d’une situation complexe se présentent, la première étape consiste à travailler sur une formulation concrète et précise de ce qui est en train de se passer. En fonction du sujet à traiter et du contexte, une réunion d’équipe, une enquête informelle auprès de ses collaborateurs, un questionnaire, … sont autant d’outils à utiliser pour cerner les tenants et les aboutissants de la problématique.
Les sept questions CQQCOQP pourront vous aider à collecter les bonnes données pour y arriver : Comment, Qui, Quoi, Combien, Où, Quand et Pourquoi. Ne sous-estimez pas ce dernier qui permet bien souvent d’identifier l’origine profonde du problème. Le résoudre sans en identifier la source n’éviterait pas qu’il se reproduise ! Alors que comprendre pourquoi un projet ou une situation a mal évolué permettra de ne pas reproduire un schéma compliqué.
Cette phase descriptive et factuelle vous permettra de formuler clairement le problème à régler.
Recherche de solutions
Une fois le diagnostic établi, l’étape suivante réside dans la mise à jour de toutes les solutions possibles. Cette phase consiste à rechercher sans limite toutes les réponses constructives à la problématique identifiée.
Là encore, plusieurs outils existent et permettent de débrider l’imagination d’une équipe :
- le bien-connu brainstorming
- la démarche analogique qui permet de chercher des idées nouvelles à partir de la même problématique déplacée dans un autre domaine d’activité
- ou les matrices combinatoires qui consistent à associer différents paramètres d’un même problème pour en dégager des nouvelles idées non encore exploitées.
L’analyse des solutions
Vous avez maintenant sous les yeux un choix de plusieurs solutions possibles. Mais laquelle sera la plus efficace et adaptée à votre problème ?
Identifiez des critères de sélection et notez les en fonction de leurs meilleures chances de réussite. Pour chaque solution, attribuez ensuite des points en fonction des critères préétablis. Cette technique peut être réalisée en groupe, chaque membre de l’équipe pouvant ainsi donner sa note personnelle pour chaque solution. Celle qui sera choisie sera celle qui présente le meilleur score et elle sera ainsi élue à l’unanimité.
La mise en application et le suivi
Enfin, pour aller au bout de la résolution du problème, ne négligez pas la formalisation d’un plan d’actions, même simple, qui résumera les personnes clefs du processus, leurs tâches respectives ainsi qu’un rétro-planning structuré.
Une fois le plan mis en place, suivez son évolution et surtout veillez à ce que les intervenants dans la réalisation des changements soient valorisés comme tels dans le service mais aussi dans toute l’entreprise. Par effet de ricochet, la visibilité de votre action pourra engendrer d’autres initiatives au sein d’équipes elles-aussi concernées par des problèmes à résoudre.
Les clés du processus de résolution d’un problème
- Un problème correctement identifié donnera dans sa définition même les premières pistes de sa résolution.
- Les outils de créativité qui débrident l’imagination permettront de révéler des solutions initialement insoupçonnées.
- En ayant inclus tous les membres de votre équipe en amont, toutes les personnes concernées seront d’autant plus motivées dans la mise en place de la solution.
