Téléconférence, visioconférence, télé présence… comment adapter son animation ?

Les outils de téléconférence, de visioconférence et de télé présence font partie intégrante des nouveaux usages en matière de communication. Des possibilités techniques multiples permettant des cadres de rencontres virtuels, pouvant réunir des personnes physiquement très éloignées et faire disparaître les contraintes de distance géographique, ont offert au monde du travail de nouvelles règles de fonctionnement. Les bénéfices ne sont plus à démontrer mais il s’agit de suivre une méthodologie et avoir quelques points de vigilance en tête, afin d’optimiser au maximum une réunion à distance ou comprenant des participants non présents physiquement.

Le choix de la plate-forme

De nombreuses solutions techniques permettent d’organiser des conférences à distance. Parmi les plus utilisées, citons Skype pour une utilisation simplifiée et peu d’intervenants, ou des logiciels plus spécialisés comme GoToMeeting, WebEx, Omnovia, Anymeeting, ou GoToWebinar, comme son nom l’indique pour un webinar. Depuis quelques années, des outils de télé présence permettent également des interactions à distances via des robots mobiles pilotés par la personne qui l’utilise.

Bien préparer votre conférence

• La première règle consiste à limiter le nombre de participants à 8/10 personnes maximum.
• Il convient ensuite de particulièrement bien soigner sa convocation en envoyant à l’avance les modalités de connexion à la plate-forme : url, login, mot de passe, … Demandez également aux participants de se logger 5 minutes avant le démarrage officiel de la réunion, afin que chacun puisse vérifier sa connexion et la qualité audio et vidéo. Inciter aussi les personnes à s’isoler, afin d’éviter les distractions ou les bruits de fond, comme dans une « vraie » réunion.
• Entrainez–vous plusieurs jours à l’avance sur l’outil choisi afin d’en maîtriser les fonctionnalités techniques et de pouvoir résoudre d’éventuels problèmes le jour J.
• Encore plus que pour une réunion en mode présentiel, définissez un ordre du jour précis, limitez le nombre de sujets à 3 ou 4 et communiquez-les aux participants, afin de leur donner un repère sur le déroulement des échanges, les recadrages étant généralement moins faciles en conférence à distance.
• Enfin, si la réunion s’annonce longue, prévoyez de la segmenter par tranches de 10/15 minutes afin de conserver l’attention de tous les intervenants.

L’importance de l’étape de lancement

Les premières minutes de la réunion à distance doivent être consacrées aux règles de fonctionnement de base :

• Les participants qui ne parlent pas doivent mettre leur micro en « mute » afin d’éviter les parasites de bruit pendant que les autres s’expriment.
• Si la réunion est en mode audio uniquement, à chaque prise de parole, la personne concernée devra se nommer afin d’être bien identifiée par tout le monde.
• Demandez à tous de parler à proximité d’un micro, ceci afin d’être bien audible. Faites un tour de table test pour vous en assurer.
• Ralentissez toute personne qui aurait un débit de parole trop rapide, afin qu’il puisse être correctement compris malgré le filtre d’un logiciel ou d’un ordinateur.
• Rappelez que seule une personne pourra parler à la fois. Certaines plateformes ont une fonctionnalité qui permet même aux participants de faire « comme s’ils levaient » la main pour demander la parole.
• Enfin, si plusieurs intervenants sont physiquement dans une même salle, demandez-leur d’éviter les apartés.

Règles de l’animation à distance

Pendant la réunion :

• Évitez de faire des retours en arrière pour les participants qui se connectent en retard. Souvent les systèmes qui informent de la connexion d’une personne créent une interruption suffisamment perturbante pour ne pas rajouter une autre source de distraction.
• Identifiez distinctement les transitions d’un point à un autre de l’ordre du jour. Etre à distance nécessite encore plus de rigueur et de clarté dans le déroulé de la réunion. Faites également des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points réguliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d’ailleurs très valorisante pour les participants.
• Résumez les propos des personnes si leur intervention a été longue.
• Distribuez la parole en indiquant le nom de la personne à qui vous la donnez.
• Les signes de communication non verbale n’étant pas visibles à distance, inquiétez-vous régulièrement des ressentis des uns et des autres par rapports aux propositions ou idées formulées.
• Faites des pauses régulières dans le déroulement pour faire réagir l’ensemble des personnes.
• Enfin, comme pour n’importe quelle réunion, mais avec un enjeu supplémentaire de clarté, il convient de formaliser un compte-rendu qui permettra de s’assurer de la bonne transmission des informations.