Commencez par la mise en place d’un outil de recueil d’informations : le tableau de bord. Afin de comprendre et de mettre à jour les moments où vous perdez du temps, formalisez un journal d’activité sous la forme d’un tableau que vous remplirez au jour le jour.
Une fois votre état des lieux prêt, il s’agit maintenant de regrouper les tâches par groupes d’activités auxquels elles se rapportent : administratif, management, suivi clients, production, reporting, projet
Valorisez chaque groupe en nombre d’heures passées et matérialisez les par un graphique. Il vous appartient alors de formaliser votre graphique de répartition idéale du temps et de comparer les deux. Cette formalisation visuelle est souvent clef dans la prise de conscience des ajustements nécessaires à votre emploi du temps.
Sur la base des étapes précédentes, identifiez votre « top 3 » des voleurs de temps qu’ils viennent de votre entourage extérieur ou de vous-même.
Formalisez enfin les plus révélateurs dans un tableau récapitulatif qui deviendra votre guideline et vous permettra de minimiser les activités à faible valeur ajoutée ainsi que d’agir sur les sources de pertes de temps pour optimiser votre journée.
