Dans un monde professionnel où les journées sont souvent rythmées par des réunions interminables, des tâches qui s’accumulent et une sensation de surcharge constante, savoir gérer son temps et ses priorités est devenue une compétence capitale. Non seulement elle permet d’améliorer notre productivité, mais elle préserve aussi notre équilibre mentale.
Pourtant, acquérir cette compétence n’est pas instinctif, cela demande de l’entraînement !
Découvrez dans cet article le Timeboxing, une méthode développée par le spécialiste de l’apprentissage et de la productivité Marc Zao-Sanders, dans son livre La méthode Timeboxing, qui vous permettra de mieux structurer votre emploi du temps tout en luttant contre la procrastination.
Le Timeboxing, plus qu’une simple to-do list !
Le Timeboxing est une méthode de gestion du temps qui va bien au-delà de la simple to-do list. Concrètement, il s’agit d’une synthèse entre la to-do list (qui détermine quoi faire) et l’agenda (qui définit quand le faire). Elle va donc plus loin qu’une énumération de tâches, puisqu’elle leur alloue des créneaux horaires spécifiques.
Ainsi, le Timeboxing repose sur un inventaire personnel où sont recensées les activités à accomplir. L’objectif n’est pas seulement de savoir ce qu’il faut faire, mais de déterminer quand et combien de temps on va y consacrer.
Plus simplement, le Timeboxing c’est :
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La sélection des tâches à accomplir, en fonction de leur priorité et de leur urgence.
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La spécification de la durée allouée à chaque tâche, inscrite dans un agenda ou un outil numérique.
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Le maintien de l’attention sur une seule tâche à la fois, ce qui aide à limiter la tentation du multitâche et à augmenter la productivité.
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La réalisation de la tâche à un niveau acceptable : le but est d’atteindre un résultat satisfaisant dans le temps imparti, plutôt que de s’attarder sur des détails inutile
Une méthode efficace pour s’affranchir de la procrastination
Se concentrer sur une activité à la fois
Le timeboxing est une méthode particulièrement efficace pour lutter contre la procrastination, car elle crée une structure temporelle claire et contraignante. Cette contrainte de temps force à passer à l’action plutôt qu’à repousser indéfiniment les tâches, ce qui réduit les risques de procrastination. Définir un temps précis pour chaque tâche permet de se concentrer sur une activité à la fois.
De plus, en consignant chacune de votre tâche dans un agenda que vous pouvez aisément consulter par la suite, vous créez un historique de vos activités.
Se libérer de la recherche de la perfection
Lorsqu’on se donne une durée précise pour accomplir une tâche, l’objectif n’est pas de la rendre parfaite, mais de la mener à bien dans un délai donné. Cela nous pousse à accepter que certaines tâches n’ont pas besoin d’être parfaites pour être efficaces. Cette approche aide à surmonter la peur de l’échec, à éviter de se perdre dans les détails et à passer à l’action, ce qui est souvent le principal frein de la procrastination.
Le Timeboxing permet ainsi de réduire la pression que l’on se met pour atteindre une perfection irréaliste et de se concentrer sur l’essentiel : avancer, progresser, et finir dans le temps imparti. Cela favorise l’efficacité tout en minimisant le stress lié à la recherche du perfectionnisme.
Concrètement, comment appliquer le Timeboxing efficacement ?
1. Élaborez votre to-do list
Commencez par compiler toutes les tâches à accomplir sous forme d’une liste ordonnée. Cela vous permet de visualiser l’ensemble de ce que vous devez faire et de prioriser les éléments essentiels.
2. Créez des boîtes de temps dans lesquelles vous regroupez vos tâches
Une fois votre to-do list établie, il est temps de créer des « boîtes de temps » en regroupant les tâches similaires ou en décomposant les tâches plus complexes. Par exemple, les petites tâches comme « envoyer un email » ou « envoyer un SMS » peuvent être regroupées dans une boîte intitulée « Divers ». Les grandes tâches, comme « rédiger un rapport » ou « organiser une réunion », peuvent être divisées en plusieurs sous-tâches ou boîtes de temps plus petites pour éviter le découragement.
3. Assignez leur un nom qui évoque leur contenu
Chaque boîte de temps doit avoir un nom qui évoque clairement son contenu, comme « Réunion stratégie », « Travail administratif », ou « Appels à passer ». Vous pouvez également ajouter une description succincte, un code couleur ou des émojis pour rendre l’organisation encore plus visuelle et mémorable.
4. Estimez la durée d’une activité
L’un des principaux défis du timeboxing est d’estimer correctement le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Si vous sous-estimez le temps, vous risquez de ne pas terminer à temps ; si vous surestimez, cela peut entraîner de la frustration. Pour affiner vos estimations, vous pouvez vous chronométrer lors de l’accomplissement de certaines tâches afin de mieux comprendre leur durée réelle. Il est également important de tenir compte des imprévus et des contretemps qui pourraient surgir.
Divisez vos boîtes en trois tailles :
- Petite boîte : tâches de 15 minutes
- Boîte moyenne : tâches de 30 minutes
- Grande boîte : tâches d’une heure ou plus
5. Intégrez-les dans votre agenda
Une fois vos boîtes créées, il est temps de les intégrer dans votre agenda. Tenez compte de vos engagements préexistants (réunions, rendez-vous), des dépendances entre les tâches, et de votre niveau d’énergie à différents moments de la journée. Si vous êtes plus productif le matin, réservez les tâches complexes à ce moment-là. Enfin, soyez flexible : votre agenda peut évoluer selon vos priorités, mais ces ajustements doivent rester exceptionnels.
La maîtrise du Timeboxing s’acquiert par la pratique !
Pour vraiment maîtriser le Timeboxing et en faire une seconde nature, il faut l’intégrer dans votre routine quotidienne, et cela nécessite de la pratique. Au-delà de la théorie, l’un des meilleurs moyens de vous familiariser avec cette méthode est de commencer à l’appliquer concrètement. Alors, à vous de jouer !
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