1. Adoptez un code de conduite. Si la distance transforme notre façon de communiquer, elle n’ajourne pas pour autant les règles de bienséance. Derrière chaque écran, il y a un individu qui travaille et qui aspire au respect. Ne faites pas l’économie des formules de politesse. Rien n’est plus indélicat qu’une absence de « merci » ou de « s’il vous plaît » ou d’un email s’achevant par un peu cordial « crdlt ». Les communications écrites étant par nature dépourvues des avantages du visuel, n’oubliez pas votre savoir-vivre au risque de paraître particulièrement impoli !
2. Prioriser ses communications. En télétravail, les informations arrivent de toutes parts et impactent notre capacité de concentration et notre productivité ! Si vous êtes dépassés par les sollicitations, informez simplement vos interlocuteurs que vous avez bien pris note de leur message et que vous leur répondrez dans les meilleurs délais. Toute réponse est préférable à l’absence de réponse et favorise de bonnes relations à distance ! Et pour ne pas être sans cesse dérangé par les communications à distance, pourquoi ne pas paramétrer différents canaux pour dissocier la nature des communications reçues : importantes, informelles, celles qui nécessitent un traitement rapide et d’autres moins urgentes…
3. Dans le doute limitez l’utilisation d’émojis. Certes, ces jolis faciès à l’allure du soleil ont l’avantage d’identifier le contexte émotionnel dans un environnement textuel dépourvu de ton de voix et d’indices visuels. Mais auront-ils vraiment leur place dans votre environnement professionnel ? Prenez le temps de rédiger un texte abouti pour être parfaitement compris. Néanmoins, si l’émoji est à l’initiative de votre interlocuteur, vous pourrez vous permettre une réponse ensoleillée
4. Soyez précis dans votre communication pour éviter les écarts entre émetteur et récepteur… Plus que jamais à distance, il faut être vigilant à la clarté de son message car perte d’informations, malentendus ou encore incompréhensions ont vite fait de devenir de vrais obstacles au télétravail ! Bien sûr on privilégiera les outils de visioconférence pour délivrer un message de groupe en s’attardant sur le message à délivrer et à la façon dont il doit être compris . Quant à l’email : un objet clair et précis, une demande exprimée de manière concise dès la première phrase du corp de mail et vous gagnerez en efficacité !
5. Éviter la sur-communication. L’impossibilité d’interagir physiquement avec ses collaborateurs peut générer un sentiment de frustration et une dérive vers le contrôle renforcé et une communication très, trop intrusive… Bien sûr qu’il est important de suivre l’avancée des tâches, mais la recherche du bon équilibre entre objectifs, autonomie et contrôle rendront la communication à distance bien plus sereine…
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